Organizacja piwnego festiwalu oraz krótka analiza PTP 2017

Zastanawialiście się kiedyś z czym muszą się zmierzyć organizatorzy piwnych festiwali? Przed jakimi zadaniami stoją, by tego typu event miał miejsce? W dzisiejszym wpisie postaram się Wam to przybliżyć, wspominając również w dwóch słowach o minionych Poznańskich Targach Piwnych 2017.

W Polsce mamy już kilkadziesiąt imprez piwnych, które mają charakter festiwalu. Co więcej – słysząc od jakiegoś czasu głosy na temat powoli następującego znużenia panującą formułą festiwalu, to z roku na rok pojawiają się nowe inicjatywy, jako dowód ciągle rosnącej popularności piwowarstwa rzemieślniczego w naszym kraju.

Tak dynamicznie rozwijająca się sytuacja w wielu aspektach rodzi poczucie niezadowolenia zarówno po stronie konsumentów jak i wystawiających się browarów. Tym wpisem chciałbym przedstawić jeden z punktów widzenia, ten od strony organizatora. Tematu zdecydowanie nie wyczerpię, bo o każdym z niżej przedstawionych aspektów można by poświęcić osobny wpis. Niemniej mam nadzieję, że rozjaśni to pewnie miejsca w głowie niejednego krytyka.

Projekt jakim jest organizacja festiwalu to złożone, ale i kosztowne przedsięwzięcie. Przed organizatorami podejmującymi się takiego wydarzenia stoją poniższe grupy zadań:

PR/Promocja

Każdy event wymaga nakładu pracy w zakresie promocji. Tym bardziej, jeżeli jest to nowa inicjatywa. Choć samo promowanie się często to za mało – należy również dbać o wizerunek eventu czyli jego Public Relations.

Często w organizacjach i realizowanych przez nich projektach mylony jest marketing z PRem, albo działania te są wykonywane i łączone przez te same osoby. Public Relations to jednak pojęcie szersze i zazwyczaj wspierające marketing.

W ramach zakresu działań PRowych możemy mówić przede wszystkim o szeroko pojętej komunikacji z interesariuszami projektu (przedstawicielami grupy docelowej, mediami, samorządem). Do typowych zadań w tym zakresie należą:

  • redagowanie materiałów prasowych,
  • budowa strony internetowej oraz wykorzystanie kanałów social media np. Facebook, Instagram czy Tweeter,
  • stworzenie identyfikacji wizualnej (spójne logo, kolorystyka, materiały promocyjne),
  • pozyskiwanie patronatów medialnych i honorowych.

To wszystko ma na celu budowę długofalowych relacji z otoczeniem projektu. Pisząc w kontekście piwnego festiwalu, również ma to ogromne znaczenie. Tym bardziej, że festiwale są imprezami cyklicznymi organizowanymi raz lub dwa razy do roku.

Dlatego choć organizacja każdej edycji festiwalu to tak naprawdę oddzielne projekty, to jednak od początku sukcesywnie realizowane działania PRowe mają wpływ na kolejne podejścia do tematu i w pewnym sensie mu je ułatwiają. Jednak, żeby to wszystko zagrało, potrzeba naprawdę wiele pracy – zbudować dobry wizerunek nie jest łatwo, ale utracić go to już bułka z masłem.

Logistyka

Pod tym pojęciem kryje się trochę więcej niż znaczenie logistyki dosłownie – oprócz najistotniejszego, czyli terminu oraz miejsca na festiwal, dochodzą wszelkie kwestie organizacyjne oraz techniczne, które trzeba zapewnić.

Obiekt, w którym będzie odbywało się wydarzenie (a w dużej mierze jego lokalizacja) ma oczywiście kluczowe znaczenie. Pod tym względem festiwale w Warszawie, Wrocławiu, Krakowie czy nawet niedawno debiutujący Białystok postawiły na stadiony, co ma swoje plusy. Trzeba jednak pamiętać, że to prawdopodobnie największy koszt, jaki muszą ostatecznie pokryć organizatorzy,  browary oraz uczestnicy festiwalu.

W momencie kulminacyjnym projektu, czyli w trakcie trwania wydarzenia pracy jest często nawet więcej, a na pewno działa się bardziej intensywnie. Dni festiwalowe to jest niemałe wyzwanie dla organizatorów, ponieważ z jednej strony mamy kwestie organizacji stoisk wystawców (gdzie każdy z nich powinien mieć dostęp do prądu itp.) to w tym zakresie jest również sporo aspektów imprezy, które mocno rzucają się w oczy. Mam tu na myśli rozplanowanie działań organizatorów, dystrybucję wejściówek, wszelkie miejsca siedzące, stoliki, oznakowania terenu festiwalu, zapewnienie strefy gastronomicznej, sanitariatów czy myjek na przepłukanie szkła. Każdy widzi oraz odczuwa niedogonienia w tym zakresie i organizacja pod tym względem często dostaje po tyłku od konsumentów.

Finanse

Kwestia raczej jasna – festiwal piwny to biznes i ktoś musi to wszystko dopilnować pod względem finansowym i to rozliczyć. Kwestie budżetu projektu również są niezmiernie istotne, ponieważ to jak wygląda odbija się na całym festiwalu, w szczególności na browarach (które muszą więcej zapłacić za wystawienie się) czy bezpośrednio na uczestnikach w formie biletu. Organizatorzy również sprzedają festiwalowe gadżety, więc wszystko musi być tak jak Pan Bóg oraz Urząd Skarbowy przykazał.

Istotne jest również prawne zalegalizowanie festiwalu pod kątem sprzedaży alkoholu w miejscu imprezy. W tym momencie chciałbym podziękować Dawidowi Siedleckiemu z Browar Paragraf, który przygotował na potrzeby tego wpisu prawne wymogi stawiane przed organizatorami. Jak zwykle Dawid jest niezawodny w tym zakresie 🙂

Legalizację można załatwić na dwa sposoby. Jednym z nich są tzw. jednorazowe zezwolenia zawrte w art. 18 ust. 1 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Cały proces wygląda następująco:

  1. Wystawcy muszą mieć zezwolenie na sprzedaż detaliczną (dlatego czasem zamiast browaru wystawia się ich patronacka knajpa).
  2. Wystawcy udzielają pełnomocnictwa organizatorowi do uzyskania jednorazowego zezwolenia, które jest płatne w wysokości 1/12 rocznej opłaty (525 złotych w przypadku piwa) za poszczególne rodzaje zezwoleń.
  3. Organizator występuje do swojej gminy o wydanie szeregu zezwoleń na każdego z wystawców.

To jeden z modeli, który jest dominujący. Druga metoda to uzyskanie zezwolenia przez organizatora, a wystawcy są jedynie gośćmi – w taki sposób został zorganizowany One More Beer festiwal.

Zdarza się również, że organizatorzy działają w zakresie Fundraisingu, nawiązując współprace partnerskie z różnymi podmiotami – w ten sposób zyskują tzw. sponsorów, którzy zrobią/dadzą coś ekstra za możliwość pojawienia się na wydarzeniu, bądź po prostu chcą być kojarzeni z imprezą w jakiś sposób ze względu na wspólną grupę docelową.

Atrakcje

W tym zakresie przede wszystkim należy pamiętać (może akurat jakiś organizator to przeczyta), że najważniejszą atrakcją na festiwalu piwa są…browary. Doszliśmy do czasów, gdzie liczba festiwali w roku jest już w pewien sposób przytłaczająca. Przedstawiciele producentów piwa mocno kalkulują opłacalność oraz atrakcyjność festiwali. Dlatego tak naprawdę warto się zastanowić, czy nie powinno się pójść w stronę ubiegania się o daną markę, niż chłodno kalkulować i przyjmować na festiwal tych, co po prostu będą chcieli za udział zapłacić? To nie jest odkrycie Ameryki – dobry „line up” na festiwalu to świetny wabik nie tylko na imprezie o charakterze piwnym.

Pod tym względem obecnie króluje Warszawski Festiwal Piwa, choć akurat tutaj same browary chętnie się na niego „pchają”. Śmiało można powiedzieć, że to obecnie najlepsza piwna impreza w kraju. Jednak jak widać nie zawsze to co udaje się w Warszawie spełnia się wszędzie, dlatego organizatorzy wielu innych festiwali mają o czym myśleć.

Reszta atrakcji tak naprawdę ograniczona jest tylko budżetem i czasem, a pole do popisu i wykorzystania kreatywności ciągle jest spore. Obecnie jednak na festiwalach dominują głównie prelekcje, warsztaty i koncerty.

To jak wypadło pod tym względem PTP 2017?

W temacie promocji za bardzo nie ma się co rozwodzić – w branży i wśród beergeeków to marka znana od lat i tylko (albo aż) trzeba się skupić na dotarciu do nowych odbiorców. Tutaj raczej wszystko było tak jak być powinno: na mieście widać było plakaty czy informacje o wydarzeniu, Facebook działał dosyć prężnie, nawet w pociągach Kolei Wielkopolskich widziałem ich reklamę.

Z punktu widzenia PRowego dobrym rozwiązaniem jest, że strona targów posiada własnego bloga. Połączenie imprezy z festiwalem Food Trucków wydawał się również dobrym pomysłem, który mógł przyciągnąć ludzi – gorzej jednak było z wykonaniem, ale to za chwile.

Miejsce według mnie jest z jednej strony zbawieniem, a z drugiej przekleństwem festiwalu. Lokalizacja Międzynarodowych Targów Poznańskich jest najlepsza z możliwych – samo centrum, tuż obok dworca głownego. Zachęca to nie tylko poznaniaków do odwiedzin, bo naprawdę trudno tam nie trafić. Pod względem technicznym to również świetne miejsce, ponieważ jest dostosowane do tego typu imprez – odbywają się tam targi wielu różnych branż. Jednakże wynajęcie tak dogodnego miejsca odbiło się na wszystkich.

Nie jestem tutaj odosobniony w tej opinii, ale 20 zł oraz 45 za karnet to jednak odrobinę za dużo by przyciagnąć osoby, które beergeekami nie są. Odbiło sie to na frekwencji, co było to widać gołym okiem. Zmieniono również czas festiwalu na system rodem z WFP czyli czwarek-sobota. Niestety tutaj studenckie czwartki nie grają tak jak w stolicy – było spokojnie, pusto, dokładnie tak jak bywało dotychczas w niedzielę.

Browary z tego względu tez mogą być niezadowolone. Oprócz wysokiego wpisowego, przy tak wielu wystawcach i mizernej frekwencji niektórzy mogli to faktycznie poczuć na swojej skórze. Ja rozumiem, że taki event to jest biznes, jednak jeżeli festiwal nie będzie miał czegoś ciekawego do zaoferowania, a browary nie bedą wychodziły przynajmniej na zero, to nie bedą na niego przyjeżdżać – proste.

Dodakowa hala, która miała roić się od bogactwa food trucków i z założenia była naprawdę świetnym pomysłem okazała się prawdpodobnie największą klapą. Kilkanaście „restauracji” na kółkach i straganów tworzyło wrażenie pustki. Burgery, frytki, burgery, zapiekanki, frytki – tak można podsumować różnorodność dostępnego jedzenia. Co było przyczyną takiego stanu rzeczy? Zapewne ograniczenia hali, ktore nie pozwoliły wszystkim się pod dachem ulokować. To wyraźne niedopatrzenie, ale też sroga lekcja dla wszystkich organizatorów w Polsce, którzy podobną opcje rozważają.

Wiele dobrego mogę za to napisać o atrakcjach festiwalowych. Dużo ciekawych prelekcji, gdzie jedną z nich sam miałem okazję prowadzić. Do tego Piwna Mila, przeciąganie food trucka, akcja Movember, Piwna Matura czy umożliwienie Jurkowi organizację Beer Blog Day – to wszysko sprawiało, ze na imprezie było co robić, a nie tylko siedzieć i pić kolejne piwa.

Na atrakcyjność festiwalu wyraźnie wpływa również Konkurs Piw Rzemieślniczych oraz Poznański Konkurs Piw Domowych. Ten pierwszy w tym roku obfitował w wiele oczekiwanych medali, ale jak zawsze bylo tez kilka niespodzianek. Konkurs jak to konkurs – liczy sie w końcu „dyspozycja dnia”.

Podsumowując – czy ten festiwal był klapą? Nie do końca, bo ostatecznie wspominam go dobrze i sam bawiłem się równie zacnie. Niemniej organizatorzy powinni wiele rzeczy rozwazyć, bo od nie jednej osoby otrzymali żółtą kartkę. Byle po następnym razie nie musieli opuscić boiska.

Polub i udostępnij: